Zarządzanie projektami w metodyce PMI, PRINCE2, PCM

Metodyka PRINCE2

W wyniku porównania wielu projektów zauważono, że cele i przedmioty projektów różnią się znacznie pomiędzy sobą, ale procesy zarządzania ich realizacją są bardzo podobne, a nawet takie same. Gromadząc doświadczenia pozytywne i eliminując popełnione błędy w Wielkiej Brytanii w wyniku wieloletniego procesu rozwoju i doskonalenia opracowano metodykę PRINCE® 2 (Projects In Controlled Environments, czyli projekty w sterowalnym otoczeniu. PRINCE® 2 - jest zarejestrowanym znakiem handlowym CCTA). Metodyka PRINCE2™ jest własnością Rządu Wielkiej Brytanii, ale jest udostępniona do swobodnego stosowania przez wszystkich zainteresowanych. W Polsce głównym popularyzatorem metodyki PRINCE2™ jest Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A.1 , które opracowało polską wersję materiałów szkoleniowych SPOCE Zgodnie z tą metodyką był zarządzany np. bardzo duży projekt zrealizowany przez TP S.A.

Specyfiką metodyki PRINCE2™ jest to, że uwzględnia ona w równym stopniu interesy trzech stron występujących w projektach: biznesu, dostawcy i użytkownika. Jest realizowane poprzez przyjęcie określonych zasad realizacji projektu. Określając role poszczególnych uczestników projektu metodyka określa także wzajemne relacje pomiędzy nimi. Dla projektów o dużej liczbie użytkowników i dostawców metodyka określa bardziej złożoną organizację. Metodyka określa główne role w projekcie wskazując, których nie wolno pominąć i których nie można łączyć. Inna jest bowiem rola menedżera projektu (coraz częściej nazywa się go także szefem projektu), którego zadaniem jest organizacja projektu i sterowanie jego realizacją, a inna audytora, który powinien czuwać nad jakością wyników projektu. Łączenie tych ról jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń.

Dla każdej z ról określono związane z nią zadania oraz zakres odpowiedzialności. Inną ważną przyczyną niepowodzeń jest bezpośredni wpływ inwestora lub sponsora na bieżącą realizację projektu. Dlatego metodyka PRINCE2™ nie dopuszcza takiego oddziaływania. Inwestor może oddziaływać na projekt jedynie poprzez swojego przedstawiciela w komitecie sterującym, który powinien być powołany w każdym projekcie. Jego rolą jest podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących projektu. Są to decyzje o zatwierdzeniu założeń projektu i zgodzie na rozpoczęcie realizacji kolejnych etapów, decyzje o udostępnieniu dodatkowych zasobów lub o przerwaniu realizacji projektu w wyniku zmian zaistniałych w jego otoczeniu. Komitet sterujący, w którym na równych prawach są reprezentowani: inwestor, finalni użytkownicy produktów projektu oraz dostawcy usług lub produktów, odpowiada za terminową realizację projektu, za jego produkty i ich jakość oraz za koszty. Komitet sterujący powinien podejmować decyzje poprzez szukanie konsensu, a nie w wyniku dominacji którejś ze stron.

Rozdzielenie ról szefa projektu i przewodniczącego komitetu sterującego pozwala oddzielić bieżące zarządzanie projektem od związanych z nim decyzji strategicznych. Istotnym elementem metodyki PRINCE2™ jest obowiązek zarządzania ryzykiem. Kiedy przystępuje się do realizacji projektu, zwykle dominuje optymizm i w sposób mniej lub bardziej świadomy pomijane są zagrożenia, które mogą się pojawić w trakcie realizacji, a które mogą spowodować, że projekt straci sens. Metodyka wymaga, by wszystkie takie zagrożenia były zidentyfikowane przed podjęciem decyzji o realizacji projektu, a ich rejestr był stale uaktualniany. Nie oznacza to, że nie należy podejmować projektów obarczonych dużym ryzykiem. Trzeba mieć tylko świadomość ewentualnych zagrożeń i przeanalizować skutki, gdyby któreś z nich stało się faktem. Mając tę świadomość można podjąć odpowiednie działania w celu ograniczenia zagrożeń lub przygotować stosowne plany awaryjne. (CRM S.A, www.4pm.pl)